Policy voor sollicitanten

Datum laatste wijziging: 25 juli 2022

Titel 1. Inleiding

AREGA Pharma BV, ondernemingsnummer 0722.544.585, met maatschappelijke zetel te Laarstraat 16, B te 2610 WILRIJK (hierna “Arega”, “we”, “ons”) verbindt zich als verwerkingsverantwoordelijke om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van maar niet beperkt tot Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46 / EG (“AVG“), evenals elke toepasselijke nationale wetgeving ter uitvoering daarvan (“Toepasselijke Privacywetgeving“).

In deze Privacy policy voor sollicitanten van Arega (hierna “Privacy policy“) leggen we uit hoe we uw persoonsgegevens verwerken wanneer u (hierna “sollicitant”, “u” of “uw”) solliciteert voor een functie bij Arega, wat uw rechten zijn en hoe u deze kunt uitoefenen. Als u na het lezen van dit Privacy policy toch nog vragen heeft, gelieve dan contact met ons op te nemen via de contactgegevens in titel 7 hieronder.

Voor de toepassing van deze Privacy policy krijgen begrippen zoals “persoonsgegeven”, “verwerken”, “verwerker” en “verwerkingsverantwoordelijke” de betekenis die daaraan wordt toegekend in de Toepasselijke Privacywetgeving.

Titel 2. Schematisch overzicht van de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten

Om dit voor u zo helder en begrijpelijk mogelijk te maken vindt u hieronder een schematisch overzicht van de verwerkingen van uw persoonsgegevens als sollicitant:

Selectie en rekrutering

Finaliteit	Selectie en rekrutering: selecteren en beoordelen van de geschiktheid van sollicitanten voor een functie bij Arega	Rechtsgrond Gerechtvaardigd belang van Arega
Betrokkenen	Sollicitanten voor een functie bij Arega
Persoonsgegevens	Persoonlijke identificatiegegevens (zoals vermeld bij sollicitatie): – naam, titel, privé-adres, communicatie adres, telefoonnummer (vast en GSM); – persoonlijk e-mailadres; – contact persoon in geval van nood Persoonlijke kenmerken (zoals vermeld bij sollicitatie): – leeftijd, geslacht, geboortedatum en –plaats, burgerlijke staat, nationaliteit; Opleiding en vorming (zoals vermeld bij sollicitatie): – academische curriculum: overzicht van de bezochte scholen, instellingen, universiteiten, aard van de gevolgde cursussen, beoogde diploma’s, examenresultaten, overige behaalde diploma’s, beoordeling van de vooruitgang die in de studies worden gemaakt; – beroepsbekwaamheid: getuigschriften en beroepsopleidingen, speciale licenties (bestuurder,…); – professionele ervaring: beroepsinteresses, onderzoekinteresses, academische interesses, specialisatieonderwerken, onderwijservaring; – lidmaatschap van beroepsorganisaties: bijzonderheden betreffende de betrokken groeperingen, comités of commissies, uitgeoefende functies, interesses en deelnameoverzicht; – publicaties: boeken, artikels, verslagen, gepubliceerd audiovisueel materiaal; Hobby’s, vrije tijdsbesteding, interesses en lidmaatschappen in het kader van selectie en rekrutering. Loopbaan: vorige functies en ervaringen bij andere werkgevers, periodes zonder werk
Ontvangers	Personeelsleden van de werkgever belast met de HR administratie.
Bewaarperiode	Uw persoonsgegevens worden in principe verwijderd of geanonimiseerd indien u niet weerhouden wordt voor een functie bij AregaUw persoonsgegevens worden echter bewaard gedurende 1 jaar na de sollicitatie indien u niet weerhouden wordt voor een functie bij Arega, mits u uw toestemming geeft voor de bewaring met oog op contactname voor een eventueel toekomstige rekrutering.
Doorsturen persoonsgegevens naar derde landen of internationale organisaties (buiten de EER)	Neen

Afsluiten arbeidsovereenkomst (indien van toepassing)

Finaliteit	Afsluiten arbeidsovereenkomst	Rechtsgrond Noodzaak voor uitvoering overeenkomst
Betrokkenen	Sollicitanten die aangeworven worden als werknemer bij Arega
Persoonsgegevens	Persoonlijke identificatiegegevens (zoals vermeld bij sollicitatie): – naam, titel, privé-adres, communicatie adres, telefoonnummer (vast en GSM); – persoonlijk e-mailadres; – contact persoon in geval van nood Persoonlijke kenmerken (zoals vermeld bij sollicitatie): – leeftijd, geslacht, geboortedatum en –plaats, burgerlijke staat, nationaliteit; Opleiding en vorming (zoals vermeld bij sollicitatie): – academische curriculum: overzicht van de bezochte scholen, instellingen, universiteiten, aard van de gevolgde cursussen, beoogde diploma’s, examenresultaten, overige behaalde diploma’s, beoordeling van de vooruitgang die in de studies worden gemaakt; – beroepsbekwaamheid: getuigschriften en beroepsopleidingen, speciale licenties (bestuurder,…); – professionele ervaring: beroepsinteresses, onderzoekinteresses, academische interesses, specialisatieonderwerken, onderwijservaring; – lidmaatschap van beroepsorganisaties: bijzonderheden betreffende de betrokken groeperingen, comités of commissies, uitgeoefende functies, interesses en deelnameoverzicht; – publicaties: boeken, artikels, verslagen, gepubliceerd audiovisueel materiaal; Loopbaan: vorige functies en ervaringen bij andere werkgevers, periodes zonder werk
Ontvangers	Personeelsleden van de werkgever belast met de HR administratie.
Bewaarperiode	Voor de duur van de tewerkstelling bij Arega en nadien voor een periode conform de wettelijke verplichtingen en legitieme belangen van Arega, zoals verder verduidelijkt in de Privacy policy voor werknemers van Arega.
Doorsturen persoonsgegevens naar derde landen of internationale organisaties (buiten de EER)	Neen

Indien u aangeworven wordt als werknemer bij Arega bezorgen wij u de Privacy policy voor werknemers waarin aanvullende informatie staat over alle verwerkingen in dit verband.

Gelieve te noteren dat wanneer de verwerking van persoonsgegevens een wettelijke of contractuele vereiste is, de weigering of het onvermogen om deze persoonsgegevens te verstrekken ons kan beletten om u als kandidaat voor een functie te overwegen of om met u een arbeidsovereenkomst af te sluiten.

Titel 3. Ontvangers

Zoals ook verduidelijkt in het schema hierboven (Titel 2), kunnen uw persoonsgegevens voor de hierboven gespecificeerde doeleinden worden gedeeld met:

geautoriseerd personeel van Arega (inclusief werknemers en externe consultants), professionele adviseurs en consulatants die toegang tot de persoonsgegevens nodig hebben (“need to know“);
geautoriseerde dienstverleners en verwerkers die ons helpen bij het beheer van onze activiteiten ;
verbonden ondernemingen van de Arega-bedrijvengroep, waaronder Arega Health BV, met maatschappelijke zetel te Laarstraat 16, 2610 Antwerpen, ondernemingsnummer 0721.744.435 en Arega Medical BV, met maatschappelijke zetel te Laarstraat 16, 2610 Antwerpen, ondernemingsnummer 0728.941.538;
kopers of potentiële kopers van (een deel van) de activiteiten van Arega (en hun professionele adviseurs);
overheidsinstanties, regelgevende instanties en wetshandhavers, indien vereist voor de hierboven gespecificeerde doeleinden, indien wettelijk verplicht, of indien vereist voor de bescherming van onze legitieme belangen in overeenstemming met de toepasselijke wetten, inclusief de Toepasselijke privacywetgeving.

Titel 4. Rechten van de sollicitant

In overeenstemming met de Toepasselijke Privacywetgeving, kunt u de volgende rechten uitoefenen:

Recht op informatie: U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt (in het bijzonder welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond. De Privacy policy dat u nu leest, beoogt precies dit te doen.
Het recht van inzage: U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en om een kopie van de persoonsgegevens te vragen.
Het recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren, of onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.
Recht op wissing: U kunt verzoeken om wissing van de persoonsgegevens die over u worden bewaard. Het verzoek om uw persoonsgegevens te wissen kan niet altijd worden ingewilligd, bijvoorbeeld vanwege contractuele of wettelijke verplichtingen.
Recht van verzet: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als de verwerking plaatsvindt op grond van het gerechtvaardigd belang of op grond van het algemeen belang van Arega dat uw gegevens verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing doeleinden, heeft u een absoluut recht om bezwaar te maken tegen deze verwerkingsactiviteit.
Recht om uw toestemming in te trekken: Voor de verwerking van uw persoonsgegevens die door Arega met uw toestemming zijn verzameld, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking van uw toestemming is echter niet van toepassing op de verwerking die door Arega is uitgevoerd vóór uw intrekking.
Recht op beperking van de verwerking: U hebt het recht om in bepaalde situaties beperking van de verwerking te verkrijgen, bijvoorbeeld als u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, gedurende een periode die Arega in staat stelt de juistheid te verifiëren.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U hebt het recht om de u betreffende persoonsgegevens, die door Arega worden verwerkt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
Recht op het indienen van een klacht: In geval van problemen, moedigen wij u aan om contact op te nemen met Arega om tot een minnelijke schikking te komen. Indien u echter van mening bent dat een minnelijke schikking niet mogelijk of wenselijk is, kunt u gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.

Indien de afhandeling van uw verzoek onredelijke maatregelen vereist (bijv. het is technisch of organisatorisch vrijwel onmogelijk of extreem kostbaar), dan kan Arega u een redelijke vergoeding in rekening brengen in het licht van de administratieve kosten die met de afhandeling van het verzoek gepaard gaan. Arega kan ook weigeren verzoeken te behandelen die buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar het volgende adres aregaprivacy@arega.com. We zullen op uw verzoek reageren in overeenstemming met de Toepasselijke Privacywetgeving.

Titel 5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens

In overeenstemming met de Toepasselijke Privacywetgeving worden uw persoonsgegevens bewaard zolang we een legitieme zakelijke behoefte hebben om deze te verwerken, bijvoorbeeld om u als kandidaat te overwegen voor een specifieke functie of om een arbeidsovereenkomst met u te kunnen afsluiten.

Wanneer we niet langer een legitiem zakelijk belang hebben om uw persoonsgegevens te verwerken en er geen wettelijke vereiste voor bewaring geldt, zullen we deze ofwel anonimiseren of verwijderen, of in het geval dit niet mogelijk is, zullen we uw persoonsgegevens veilig opslaan en isoleren van verdere verwerking tot verwijdering mogelijk is.

De bewaartermijnen voor specifieke verwerkingsactiviteiten vindt u in het schema hierboven (Titel 2).

Titel 6. Contactgegevens

Voor vragen omtrent deze Privacy policy of de uitoefening van uw rechten gelieve ons te contacteren via aregaprivacy@arega.com

Titel 7. Wijzigingen

We kunnen deze Privacy policy van tijd tot tijd bijwerken om te voldoen aan zakelijke, juridische of technische ontwikkelingen. Wanneer we onze Privacy policy bijwerken, zullen we passende maatregelen nemen om u te informeren, afhankelijk van het belang van de wijzigingen en de wettelijke vereisten in dit opzicht.